Politique de confidentialité
Dernière mise à jour:
Cette page décrit le fonctionnement d’UT Chart. Elle ne constitue pas un avis juridique.
Qui nous sommes
TempusLexIT Inc. est l’organisation responsable des renseignements personnels décrits dans la présente politique. Elle est constituée en société dans le ressort indiqué ci-dessous. La présente politique est rédigée de manière à satisfaire aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale, qui régit les organisations du secteur privé en Ontario et dans toutes les autres provinces dépourvues d’une loi essentiellement similaire, ainsi qu’à celles de la Loi 25 du Québec. Si votre cabinet est en Alberta ou en Colombie-Britannique, la Loi sur la protection des renseignements personnels de cette province s’applique également à votre traitement des renseignements que vous versez dans UT Chart. Nos engagements ci-dessous sont rédigés en fonction de la plus exigeante de ces lois, afin qu’ils tiennent partout où votre cabinet exerce.
Notre responsable de la protection des renseignements personnels veille à notre conformité à la présente politique et constitue la personne à joindre pour toute question, demande ou plainte concernant vos renseignements personnels. Ses coordonnées, ainsi que notre adresse postale officielle, figurent ci-dessous.
- Lieu de constitution: Ontario
- Responsable de la protection des renseignements personnels: {{PRIVACY_OFFICER}}
- Courriel — protection des renseignements personnels: privacy@utchart.com
- Adresse postale: {{REGISTERED_ADDRESS}}
Ce que nous recueillons
Nous recueillons les catégories suivantes de renseignements personnels :
- Données de compte. Votre nom, votre adresse courriel, le nom de votre cabinet et votre rôle dans le compte de votre cabinet.
- Transcriptions et données de tableau. Le PDF de la transcription d’interrogatoire préalable que vous téléversez, et les éléments de tableau — engagements, prises en délibéré et refus — que notre système en extrait, ainsi que la formulation rédigée pour chacun d’eux.
- Registres de connexion. Lorsque vous vous connectez, nous consignons la création d’une session et son moment d’expiration, l’heure de votre connexion la plus récente et le nombre de tentatives de connexion infructueuses, que nous utilisons pour verrouiller un compte après des échecs répétés. Nous ne consignons ni l’adresse IP, ni l’appareil, ni le lieu d’où provient une connexion.
- Données de facturation. Les détails de paiement et d’abonnement, détenus par Stripe, notre traiteur de paiements, plutôt que par nous.
Nous ne demandons ni ne souhaitons recevoir aucun document au-delà de la transcription que vous choisissez de téléverser.
Pourquoi nous les recueillons
Nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes, et à aucune autre :
- fournir le service auquel votre cabinet s’est abonné;
- constituer le tableau à partir de la transcription que vous téléversez;
- rédiger des propositions de formulation pour les entrées du tableau;
- authentifier les comptes et sécuriser la plateforme;
- facturer l’abonnement de votre cabinet; et
- diagnostiquer et corriger les défaillances signalées par votre cabinet.
Nous n’utilisons pas les transcriptions pour entraîner l’un de nos modèles, et nous ne vendons ni ne communiquons de renseignements personnels à des fins de marketing.
Traitement par IA
UT Chart utilise un modèle d’IA pour rédiger des propositions de formulation pour les entrées de tableau. Ce qui est transmis, et à qui, est indiqué ci-dessous.
Ce qui est transmis se limite toujours au texte des questions et des réponses de chaque élément de tableau. La transcription complète n’est jamais transmise, et le PDF téléversé n’est jamais transmis. La proposition de formulation que retourne le modèle est une suggestion : elle est présentée pour examen et n’est appliquée à votre tableau que lorsqu’une personne de votre cabinet l’approuve.
| Option | Destination | Ce qui est transmis | Titulaire du compte |
|---|---|---|---|
| Désactivée | Aucun | Rien ne quitte la plateforme | — |
| Assistance par IA que nous exploitons | Google (Gemini) | Texte des questions et des réponses de chaque élément du tableau | TempusLexIT Inc. |
| Votre propre clé de fournisseur | OpenRouter, Google, OpenAI ou Anthropic — selon ce que votre cabinet choisit, et un modèle que vous précisez le cas échéant | Texte des questions et des réponses de chaque élément du tableau | Votre cabinet |
L’assistance à la rédaction par IA est facultative. Votre cabinet peut la désactiver, auquel cas aucun texte de transcription n’est transmis à un fournisseur d’IA.
Votre cabinet peut fournir sa propre clé de fournisseur pour OpenRouter, Google, OpenAI ou Anthropic. Le cas échéant, nous transmettons les extraits à ce fournisseur au moyen de votre clé, et au modèle que vous choisissez si vous en précisez un. Votre entente avec ce fournisseur régit le sort de ces extraits, et nous n’offrons aucune déclaration à cet égard.
La question de savoir si les extraits transmis pour la rédaction de propositions peuvent servir à améliorer les modèles du fournisseur dépend du niveau de service utilisé. Nous préciserons ici notre position une fois cette question réglée.
Communications hors Québec et hors Canada
Certains renseignements personnels sortent du Canada, et sortent du Québec, en raison du fonctionnement du service.
Dans le cadre de l’assistance par IA que nous exploitons, les extraits transmis pour la rédaction de propositions sont traités par Google, à l’extérieur du Canada. Stripe traite les données de facturation à l’extérieur du Canada.
La Loi 25 du Québec exige une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant toute communication de renseignements personnels à l’extérieur du Québec. Cette exigence s’applique à chacune des communications décrites ci-dessus.
Tiers qui traitent des renseignements pour nous
Le tableau ci-dessous énumère les tiers qui traitent des renseignements personnels pour notre compte, et ce à quoi chacun a accès. La LPRPDE et la Loi 25 du Québec nous obligent à assujettir chacun d’eux à des protections contractuelles visant les renseignements personnels qu’il traite pour nous. La liste ne change qu’avec préavis à votre cabinet.
| Nom | Finalité | Renseignements visés | Lieu |
|---|---|---|---|
| Amazon Web Services | Hébergement et stockage d’objets | Transcriptions, données de compte | Région définie dans la configuration du déploiement |
| Propositions de rédaction par IA (Gemini), pour l’assistance par IA que nous exploitons; et connexion au moyen d’un compte Google | Texte des questions et des réponses de chaque élément du tableau. Pour la connexion, l’adresse courriel, le nom associé au compte Google et un identifiant de compte. Jamais la transcription complète ni le PDF. | À l’extérieur du Canada | |
| Resend | Acheminement des courriels transactionnels | Adresse courriel et nom du destinataire, ainsi que le contenu du message qui lui est envoyé. Aucune transcription. | À l’extérieur du Canada |
| Stripe | Facturation | Données de compte et de paiement. Aucune transcription. | À l’extérieur du Canada |
La connexion au moyen d’un compte Google est offerte, et Google est informé que le titulaire du compte se connecte à UT Chart. Google transmet en retour l’adresse, le nom associé au compte et un identifiant de compte, qui sont conservés.
Combien de temps nous les conservons
Nous conservons les transcriptions de votre cabinet et les tableaux qui en découlent tant que le compte de votre cabinet demeure actif. Aucun délai fixe ne s’applique aux données actives — un dossier peut s’étendre sur des années, et nous les conservons aussi longtemps qu’elles sont nécessaires aux fins pour lesquelles vous nous les avez confiées, et pas davantage.
Deux échéances s’appliquent une fois cette nécessité éteinte; elles sont indiquées ci-dessous.
- Un dossier que vous supprimez: 30 jours — récupérable depuis la corbeille des dossiers supprimés pendant cette période — ce qu’il advient du fichier de transcription conservé au terme de celle-ci est précisé juste en dessous
- À la fin de votre abonnement: votre espace de travail passe en lecture seule — vos données sont conservées, vous pouvez toujours les exporter, et vous pouvez toujours les effacer vous-même à tout moment, y compris de façon irréversible. Nous indiquerons ici une limite de conservation dès qu’une telle limite sera en vigueur
- À la fin d’une période d’essai sans abonnement: la même chose — une période d’essai expirée aboutit au même état en lecture seule, aux mêmes conditions
La suppression d’un dossier le déplace vers une zone de dossiers supprimés, où votre cabinet peut le restaurer pendant la période indiquée ci-dessus. Nous préciserons ici ce qu’il advient du fichier de transcription sous-jacent au terme de cette période une fois ce comportement vérifié en environnement de production.
Comment nous les protégeons
La manière dont les transcriptions et les données de tableau sont protégées en transit et au repos est indiquée ci-dessous. L’accès à un dossier est contrôlé dossier par dossier; qui peut accéder à un dossier, et comment cela est appliqué, est exposé en détail dans notre page Sécurité, que la présente politique ne répète pas.
L’accès de notre personnel à la plateforme se limite à ce qu’exige l’exploitation du service. Aucune mesure de protection n’est absolue. Ces mesures réduisent le risque d’accès non autorisé; elles ne le rendent pas impossible.
L’application ne termine pas elle-même le protocole TLS; ce qui protège une connexion vers elle dépend de la façon dont un déploiement est placé en amont. Nous préciserons ici les protections de transport applicables une fois le déploiement de production vérifié.
Le chiffrement des fichiers stockés est une propriété du service de stockage vers lequel pointe un déploiement, et non un réglage que nous appliquons à chaque objet que nous écrivons. Nous préciserons ici ce qui s’applique une fois la configuration de stockage de production vérifiée.
Les transcriptions et les données de compte sont hébergées dans le stockage d’objets d’Amazon Web Services. La région d’hébergement d’un déploiement donné est définie dans la configuration de ce déploiement.
Vos droits
Vous disposez des droits suivants à l’égard des renseignements personnels que nous détenons à votre sujet :
- Accès. Vous pouvez demander quels renseignements personnels nous détenons à votre sujet.
- Rectification. Vous pouvez nous demander de rectifier des renseignements inexacts ou incomplets.
- Retrait du consentement. Lorsque nous nous appuyons sur votre consentement, vous pouvez le retirer, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.
- Suppression. Vous pouvez nous demander de supprimer les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, sous réserve des mêmes restrictions.
- Plainte. Vous pouvez porter plainte quant à la façon dont nous traitons les renseignements personnels.
La Loi 25 du Québec ajoute deux droits : celui d’être informé de toute décision prise à votre sujet fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et celui de recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements personnels informatisés que vous nous avez fournis — la portabilité des données.
Pour exercer l’un de ces droits, joignez notre responsable de la protection des renseignements personnels au moyen des coordonnées figurant à la première section de la présente politique. Nous répondons dans les 30 jours.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, pour les questions régies par le droit québécois, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.
À qui appartiennent ces renseignements
Le cabinet est notre client. La transcription qu’il téléverse n’a pas été créée par nous et ne nous concerne pas : elle vise le client du cabinet, et elle nomme fréquemment des témoins, des parties adverses et d’autres tiers qui n’ont aucune relation avec TempusLexIT et n’ont jamais consenti à nous transmettre quoi que ce soit.
Le cabinet décide qui, en son sein, peut consulter un dossier. L’accès aux dossiers suit le modèle décrit dans notre page Sécurité : un dossier est accessible à son propriétaire, aux personnes que le cabinet y ajoute expressément, ainsi qu’aux utilisateurs Propriétaire et Administrateur du cabinet, en raison de leur seul rôle. Nous ne décidons pas qui, au cabinet, consulte un dossier, et nous n’accordons l’accès à personne en dehors de ces groupes.
Si une personne nommée dans une transcription — un témoin, une partie adverse, toute personne autre que le cabinet lui-même — communique avec nous au sujet de cette transcription, nous acheminons la demande au cabinet plutôt que d’y donner suite nous-mêmes. C’est le cabinet qui entretient la relation professionnelle avec cette personne; ce n’est pas notre cas, et nous ne sommes pas en mesure de vérifier son identité ni ce à quoi elle a droit.
Incidents de confidentialité
Si nous confirmons un incident mettant en cause des renseignements personnels, nous évaluons s’il crée un risque réel de préjudice grave pour une personne — la norme établie par la LPRPDE — ou, en droit québécois, un risque de préjudice sérieux. Le cas échéant, nous en avisons votre cabinet, le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et, lorsque le droit québécois l’exige, la Commission d’accès à l’information du Québec, dans les délais fixés par la loi applicable. Dans le cas contraire, nous en avisons votre cabinet et consignons l’incident.
Nous tenons un registre de chaque incident sur lequel nous enquêtons, confirmé ou non, afin qu’une tendance soit visible même lorsqu’un incident isolé paraît mineur.
Si vous soupçonnez un problème — un accès inattendu à un dossier, une faille de sécurité ou quoi que ce soit qui semble anormal — joignez notre responsable de la protection des renseignements personnels au moyen des coordonnées figurant à la première section de la présente politique. Nous préférons examiner une fausse alerte plutôt que de ne pas être informés d’une véritable.
Modifications de la présente politique
Nous pouvons modifier la présente politique de temps à autre. Lorsqu’une modification est importante, nous en avisons votre cabinet avant sa prise d’effet.
La date figurant en haut de la présente politique est celle de la dernière mise à jour, et cette date détermine la version applicable.